Техника тайм-менеджмента Pomodoro — борьба с прокрастинацией и управление персональной эффективностью

Дедлайн. Срочно что-то навалилось, или Вы чемпион мира по прокрастинации, уже и не важно. Он наступил. Или непременно наступит, если не начать работать. Работать... Вкалывать нужно, скажете Вы. И будете правы. И если делегировать задачу некому, вкалывать самому, не отвлекаясь при этом на кучу других интересных вещей: игры, соцсети, сериалы, пение птичек за окном. Но как? Как сконцентрироваться и заставить себя ра-бо-тать? Как растянуть сутки, если Вы ничего не успеваете? Вспомним технику тайм-менеджмента Pomodoro с ее 25-ти минутками.

Происхождение метода

Автор техники Francesco Cirillo, учась в институте, столкнулся со снижением концентрации и ощущением напрасно потерянного времени. Чтобы получить ответ на вопрос, сможет ли он заниматься, не отвлекаясь, как минимум 10 минут, Франческо заключил пари со "Временем" - кухонным таймером в форме помидора. Ответ был ожидаемым, хоть и болезненным для самолюбия - нет. Но именно выявленный факт стал причиной поиска техник и разработки системы управления персональной эффективностью, признанной и активно применяемой последователями тайм-менеджмента уже почти 25 лет во всем мире.

Суть и принципы метода Pomodoro для чайников

Внедрить в свою практику помидорную технику под силу даже новичку тайм-менеджмента или ребенку.

Инструментарий:

1. Таймер (автор настаивает на традиционном кухонном в виде овоща, но засекать периоды Вы запросто сможете на телефоне).
2. Ручка.
3. Лист бумаги.

Последовательность действий:

1. Определяемся с тем, над чем предстоит трудиться, четко и ясно формулируя себе поручение на ближайшее время. Записываем.
2. Засекаем 25 минут и работаем. Главное условие - нельзя отвлекаться. Поэтому выключаем звук телефона, выходим из социальных сетей и почты, чтобы сигнал поступающих мессенджей не сбивал с поставленной цели. По щелчку таймера прерываемся, начиная новый отсчет - Вы заслужили пятиминутный отдых. Быть сконцентрированным на чем-то более получаса крайне сложно, не стоит подвергать себя такой нагрузке - это чревато снижением работоспособности в долгосрочной перспективе. Даже если кажется, что для завершения задания не хватило полминуты, следует прерваться. Пройтись, размять затекшие мышцы, выпить воды - именно так рекомендует автор дозировать нагрузку, чтобы не утратить темп.
3. Переходим к следующему получасовому циклу, продолжая выполнение предыдущей задачи, или выбирая новую.
4. Через каждые 2 часа рекомендуется делать "большую перемену". Пройдя 4 цикла, вознаградите себя недолгой прогулкой на свежем воздухе или физзарядкой. Главное - перенести фокус с выполняемой рутины, не нагружая при этом мозг чем-то сложным.
5. Все "съеденные помидорки" отмечаем для наглядности в нашем To-Do листе (список дел).

Полезные советы:

• Если по плану предстоит несколько небольших однотипных занятий (например, позвонить маме, узнать расписание поезда), объедините такие поручения в один тайм.
• Если перед Вами объемное занятие, требующее 5-7 циклов, структурируйте его, разбив на подзадачи.
• Прерванные 25-ти минутки не считаются выполненными.
• Если запланированное Вами выполнено, а сигнал "стоп" еще не прозвучал, не прерывайтесь и не переключайтесь - нет предела совершенству. Возможно, достигнутый результат можно улучшить.
• Техника разработана исключительно для профессиональной деятельности и учебы. Не надрывайте здоровье, пытаясь применить ее в спорте и при физической работе. Здоровье, как и время, - ресурс невосполнимый.

Главное правило помидотехники - обязательность и честность перед самим собой.

Техника тайм-менеджмента Pomodoro для продвинутых пользователей

Если Вы работаете над масштабным проектом, или, как Франческо Чирилло, пытаетесь взять свою жизнь под контроль, помидоротехника предлагает расширить перечень применяемых приемов. Если Вы не хотите по итогу дня обнаружить, что окончательно вымотаны, а показать то нечего, пусть даже самому себе, придется научиться не только фокусироваться на работе, но и планировать день, придерживаясь плана. Ведь много работать и много успевать - не одно и то же. Цель - не процесс. Важен именно результат. Причем не сиюминутный, а долгосрочный, достигнутый без перенапряжения. Работа до изнеможения неизбежно ведет к быстрой утомляемости, перегоранию и апатии. Тайм-менеджмент не способен увеличить количество часов в сутках, его замысел - максимально полезно использовать существующие 24 часа.

Инструментарий:

1. Все тот же любимый автором красный хронометр.
2. Ручка.
3. В дополнение к уже знакомому списку потребуется завести еще два:
   - список всех актуальных дел на данный момент в порядке очередности поступления;
   - отчетный - для фиксации достижений и работы над ошибками в планировании времени.

Последовательность действий:

1. Составьте список всех мероприятий, которые ожидают Вашего участия. По мере возникновения новых дописывайте задания внизу.
2. Перенесите на второй лист задачи сегодняшнего дня, четко и кратко устанавливая задания, расставляя в порядке приоритетности от важных и срочных до незначительных. В конце листа выделите место для незапланированных, но безотлагательных дел.
3. Напротив каждого задания, над которым Вы трудились, отмечайте, сколько циклов пройдено. Если пункт плана выполнен, вычеркните - визуализация приложенных усилий позволит проанализировать, насколько Вы продвинулись в выполнении запланированного.
4. В конце дня перенесите полученную статистику на третий лист. Ведение такого трекера на протяжении нескольких дней или недель наглядно покажет, достаточно ли часов уделено действительно важным вещам.

Работа с прерываниями в циклах

Конечная цель тайм-менеджмента - управление временем. Ее можно достичь, лишь научившись не отвлекаться на незначительные дела за выполнением важных, грамотно расставляя приоритеты. Говорить вежливое «нет» в некоторых ситуациях просто необходимо.

Применяя Pomodoro, каждый человек наверняка заметит, что что-то отвлекает внимание. Чтобы бороться с врагом, его нужно знать в лицо. Попробуем найти триггеры потери концентрации.

Выявляем помехи и боремся с ними:

1. Внутренние: например, вдруг вспомнили о важном звонке, который срочно нужно сделать. Проставляем пометку возле очередного помидора, над которым трудимся, ставя восклицательный знак "!". Записываем поручение в перечень сегодняшних дел, отмечая буквой "U" (urgent/unexpected - срочное/неожиданное), и продолжаем заниматься тем, чем планировали, до окончания 25-ти минутного этапа. А потом, возможно, потребуется и корректировка дальнейших планов.
2. Внешние: срочные незапланированные задания извне, звонки, просьбы о помощи и аналогичные события. Отмечаем паузу прочерком "-", уведомляя прерывателя о занятости с тактичной просьбой перенести встречу, разговор. Главное - не полагаться на свой занятый мозг и пометить новое задание в списке дел. Когда практика войдет в привычку, и окружающие будут уверены, что в обещанное время Вы действительно перезваниваете, приходите, отвечаете на письмо - способ начнет действовать. Если же не отвлечься невозможно, помидор не засчитывается. Начинаем отсчет заново.

Помимо помех Pomodoro рекомендует фиксировать и анализировать результативность всего трудового процесса:

• намеченное дело отмечаем квадратиком;
• выполненное - перечеркиванием запланированного квадратика накрест;
• если потребовалось дополнительное время, рисуем кружок.

В конце дня результат может выглядеть как криптограмма. Выписанные в отчет в хронологическом порядке символы помогут одним взглядом оценить эффективность суток и степень вовлеченности в процесс. Чаще всего большое количество и разнообразие отвлеканий свидетельствует о боязни не справиться. Проанализировав помехи, Вы, возможно, оцените срочность и важность таких "откатов" уже совершенно по-другому.

Применение всех этих приемов тайм-менеджмента в комплексе поможет остаться собранным и сконцентрированным, а благодаря отчетному трекеру - высвободить нерационально используемые ранее временные ресурсы. Что стоит перенести в архивный отчет, зависит от того, какую информацию Вы хотите проанализировать. Наиболее полезен этот этап техники при подсчете количества часов, затраченного на изучение языка, написание отчета, реферата и тому подобных целей. Однако архивирование трекеров дня можно применять и при долгосрочном планировании - выявив дыры неэффективности расходования времени и переоценив значимость некоторых занятий, замените неважное чем-то по-настоящему ценным и продуктивным.

Таким образом сомнительная изматывающая активность перейдет в проактивность. Избегая реактивного поведения, то есть не перекладывая ответственность за свою жизнь на внешние неблагоприятные условия, а делая выводы, извлекая уроки и работая над новыми целями в соответствии с изменившимися обстоятельствами, стараясь найти выход из сложных ситуаций, Вы перестаете быть объектом воздействия. Это избавит от ощущения беспомощности и уныния, придавая сил и уверенности в себе. Достигнув баланса между "хочу" и "нужно", Вы высвободите время для семьи, друзей и полноценного отдыха, не обремененного мыслями о своей неисполнительности. Вероятно, достигните даже больше, чем планировали, поскольку будете искать благоприятные возможности для исполнения желаний и перестанете психологически растрачиваться попусту.

Инструменты метода

Вести учет времени при тайм-менеджменте с помощью Pomodoro не обязательно на бумаге - для поклонников мобильных гаджетов и автоматизации написано огромное количество приложений разных степеней сложности. Знатоки техники рекомендуют, как наиболее простые, ниженазванные продукты:

• Focus Booster - помимо традиционных циклов 25-5 минут позволяет пользователю настроить любые временные интервалы и служит отличной "напоминалкой";
• CherryTomato - программное решение, устраняющее отвлекающие хронофаги - меняет статус в некоторых коммуникаторах, например, Live Messenger, Skype, оповещая подписчиков статусом "Не беспокоить";
• Pomodairo - кроме опции обратного отсчета снабжен функциями фиксирования отвлечений и ведения перечня дел;
• Pomodroido - таймер Pomodoro на платформе Android;
• Tomato.es - инструмент для отслеживания рабочего времени. Дабы сохранять статистику количества пройденных "помидоров" требуется регистрация;
• Pomotodo - продукт разработан китайскими программистами. Дает возможность создавать иерархичные списки задач с помощью хэштегов. Статистика выводится в виде трекеров и графика активности;
• Be Focused Pro (Pomodoro Time) - приложение для техники Apple;
• Egg Timer - по сути просто "песочные часы" - удобное средство при всей его примитивности.

Так как описанная техника действительно за четверть века на практике доказала свою полезность и практичность, количество помидороедов с каждым годом стремительно растет. Попробуйте метод Pomodoro - возможно, Вы станете одним из них, когда убедитесь, что это отличный способ борьбы с ленью и неорганизованностью.