Матрица приоритетов Эйзенхауэра — как выйти из зоны стресса в зону комфорта

24 часа - так мало... Закончить отчет, позвонить маме, помыть машину, купить батарейки, обновить резюме, найти и посмотреть тот новый фильм, о котором все говорят, не забыть про консультацию у врача, и это крутится в голове с самого утра, как рой пчел возле улья. Будь Вы студент, белый воротничок или фрилансер, лавина дел неизбежно однажды настигает каждого. Пытаясь сделать все и сразу, Вы явно не успеете завершить намеченное в срок. Выход один - научиться расставлять приоритеты с помощью методик тайм-менеджмента. В сегодняшнем обзоре решено остановиться на одной из них - матрице Эйзенхауэра.

Оглавление:

Происхождение метода

Основоположник обозреваемой техники тайм-менеджмента - Dwight David Eisenhower (Дуайт Дэвид Эйзенхауэр). Построив карьеру от военного дела до президента США, этот человек был явно целеустремлен и дисциплинирован. Коллеги и родные поражались его работоспособности. Однако огромная занятость и карьерные амбиции Дуайта позволяли ему находить время и на семью, и на хобби. Айк, как называют его сограждане, слыл непревзойденным кулинаром, любил дружеские встречи, ежедневно читал и довольно хорошо рисовал. Именно принципы оптимизации списка дел и рабочего графика этого незаурядного человека привели к появлению рассматриваемой техники.

Смысл и принципы матрицы приоритетов

Суть данного метода тайм-менеджмента заключается в грамотном распределении всех своих дел по степени их важности, различие действительно важного от просто срочного, а также в максимальном сокращении выделяемого времени на любые занятия, которые не ведут ни к каким значимым результатам. Матрица Эйзенхауэра - это способ расстановки акцентов и определения порядка выполнения намеченных дел.

Построение матрицы

На практике применение метода не потребует много сил и времени. Начертите на листе бумаги систему координат. Вертикальная ось - "Важность", которую снизу от начала координат подпишите "Не важно", а сверху - "Важно". Горизонтальная ось - это "Срочность". По аналогии слева сделайте пометку "Срочно", справа - "Не срочно". Таким образом, Ваш лист поделился на четыре сектора:

А «Срочно и важно»;
В «Не срочно, но важно»;
С «Срочно, но не важно»;
D «Не срочно и не важно».

В начале сложного дня со множеством поставленных перед собой целей просто записывайте свои планы, ранжируя их по значимости и срокам выполнения в соответствующие разделы матрицы. В течение дня, по мере поступления новых заданий, также отмечайте их в соответствующей ячейке, отвечая на два вопроса: "Для меня это имеет ценность?" и "Это требует моего участия немедленно или завершение можно отложить?". Основной критерий оценки - без выполнения этого пункта в намеченные сроки Ваши конечные планы недостижимы.

Обратите внимание: важные дела - это то, что имеет значение именно для Вас. Однако в карьерном забеге и бытовой рутине не забудьте, зачем в конечном итоге Вы работаете, и сохраните баланс в жизни, уделив должное внимание родным, близким и собственному здоровью.

Расставляем приоритеты по принципу Эйзенхауэра

А. Квадрат необходимости.

"Горящие" задачи - то, что "нужно было закончить еще вчера". Это сектор авралов и стресса. Учитывая важность дел в этой зоне и сжатые сроки на исполнение, их стоит делать немедленно. Однако спешка может привести к потере качества или срыву сроков. Вообще смысл эффективного планирования по Эйзенхауэру состоит в том, чтобы этот квадрат всегда оставался пустым. Если в Вашем To-Do листе есть дела, которые Вы без сомнения отнесли в эту категорию, возможно, есть необходимость поработать с собственной продуктивностью. Естественно, что в жизни любого человека бывают ситуации, когда внезапно появляются дела, которые не планировались заранее. Но неизменно появляющийся в этом секторе перечень дел - это проблема, с которой нужно бороться. Психологи называют постоянную привычку откладывать сложные и важные дела на последний момент прокрастинацией. И утверждают, что лени не бывает. Найдите факторы, мешающие именно Вам: усталость, отсутствие ресурсов, боязнь неудачи, перфекционизм, неумение правильно расставлять приоритеты или отсутствие целей как таковых. Устраните их и постепенно выходите из зоны кризиса в зону комфорта. Остаться там должны только проблемы со здоровьем и проекты, подходящие к завершению - такие задачи нужно выполнять в первую очередь.

В. Раздел качества.

Эйзенхауэр был уверен, что именно эта категория является самой важной. Если Вы своевременно поместите задание в этот квадрат и приступите к выполнению, то сможете уделить его решению достаточное количество времени. Например, заблаговременная подготовка к написанию отчета оставит время на проверку результатов и исправление ошибок, а вымытая вовремя посуда порадует родных и не заставит краснеть перед внезапно пришедшими гостями. Работа в этом разделе требует определенных волевых усилий и видения роли конкретной задачи в цепочке шагов к конечной цели. К примеру, реферат - высокий балл на экзамене - защита диплома - хорошая работа - материальная стабильность. Без четкого понимания, чего Вы хотите, Вы рискуете бежать на месте, растрачивая силы, без малейшего шанса продвинуться вперед, и с удивлением через несколько лет обнаружить, что если что-то и поменялось в Вашей жизни, то только благодаря стечению обстоятельств или действиям других людей (например, квартиру Вам купили родители). Если же пассивный образ жизни не для Вас, и Вы имеете собственные амбиции, то, по принципам тайм-менеджмента, 60-80% времени должно уделяться именно запланированным делам в секторе В. Специалисты по управлению временем рекомендуют включать в него текущие дела, связанные с работой, учебой, здоровьем и отношениями, то есть то, из чего состоит жизнь.

С. Зона мнимой срочности.

При анализе соответствия выполняемых задач конечным целям может выясниться, что считавшиеся ранее важными задачи, на которые уходило время, на самом деле таковыми не являлись - их видимая безотлагательность только придавала им важности. В раздел C можно отнести, например, навязанные со стороны встречи в компании не близких и не интересных Вам людей, устранение внезапно возникших незначительных бытовых хлопот, и тому подобные дела, занимающие время, но не несущие ценности. Гуру тайм-менеджмента, руководствуясь принципами Эйзенхауэра, рекомендуют по возможности такие дела делегировать, а то и вовсе избегать их, инвестируя время в продуктивные занятия. Возможно, посещение бассейна сейчас Вам гораздо полезнее и приятнее скучной встречи в кругу пары малознакомых приятелей.

D. Квадрант потерь времени.

По принципам матрицы приоритетов Эйзенхауэра это "пожиратели времени" и сфера манипулирования. Все то приятное, но не обязательное, чем Вы отвлекаетесь от работы: телефонные разговоры, бесконечные обновления новостной френд-ленты в соцсетях, перекуры, перерывы на кофе. Тайм-менеджмент категорически настаивает на исключении таких занятий из графика.

Способы практической реализации

Работать с матрицей Эйзенхауэра будет удобнее, если:

Определить для себя долгосрочные цели исходя из личных приоритетов.
Написать задания, которые приблизят Вас к достижению поставленных целей.
Разбить объемные работы на этапы.
На большом листе бумаги нарисовать матрицу Эйзенхауэра, подписать оси и сами квадранты.
Выписать задачи на стикеры.
Расклеить стикеры по зонам фокуса, пронумеровав очередность их выполнения.
Поэтапно работать сначала над делами из рубрики А, потом - В. По мере необходимости перемещать задания из сектора в сектор, попутно снимая листики с оконченными и потерявшими актуальность.
Избегать выпадения графика в нижнюю часть квадрата, особенно зону D.

Если Вы хотите иметь свою матрицу всегда под рукой, попробуйте вести ранжированные списки дел в электронном виде:

Eisenhower matrix - встроенный таймер, напоминания и рассылка по электронной почте.
Trello - карточки программы поддерживают сроки исполнения и комментарии.
RealtimeBoard - на маркерной доске можно делать выделения маркерами и стикерами, строить связи и добавлять комментарии.
StrikeBase - удобная платформа с отсчетом времени, напоминаниями и e-mail-уведомлениями.
Microsoft Planner - аналог Trello. Прогресс по степени готовности заданий в процентах отображается в виде диаграмм. Автоматическая синхронизация текстовых документов из Word, таблиц из Excel и записей из OneNote.

Используя в определении приоритетов принципы матрицы Эйзенхауэра, Вы высвободите время, которое тратилось впустую, и направите его на действительно важные в Вашей жизни вещи. Описанный метод - бесспорно эффективный инструмент тайм-менеджмента, успешно применяемый на практике более полувека.

Пробуйте, контролируйте свою жизнь и до встречи на блоге vkoshelek.com!